Бухгалтерское ПО BAS Документообіг КОРП(Business automation software for document management. CORP) (2900001878241)

Business automation software for document management. CORP позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота, в соответствии с основными постановлениями и законами, регулирующими ведение делопроизводства и документооборота в Украине:

• Закон Украины от 22.05.2003 № 851-IV "Об электронных документах и ??электронном документообороте";
• Закон Украины от 05.07.1994 № 80/94-ВР "О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах";
• Закон Украины от 02.10.1996 № 393/96-ВР "Об обращениях граждан";
• Постановление КМУ от 30.11.2011 №1242 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти";
• Постановление КМУ от 28.10.2004 №1453 "Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти"

"Business automation software for document management. CORP" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует "Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997", постановлению КМУ "Об утверждении типового порядка осуществления электронного документооборота в органах". Для карт документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.

В программе "Business automation software for document management. CORP" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или типами документов. Каждая папка устанавливает разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтение, добавление, редактирование или удаление.

Дополнительно все данные информационной базы "Business automation software for document management. CORP" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Допускается назначение как разрешительных, так и запрещающих прав, что позволяет поддерживать политику безопасности в актуальном состоянии. Реализован отчет, позволяющий проверить назначенные права и разрешения во избежание предоставления незапланированного доступа к конференционной информации.

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

"Business automation software for document management. CORP" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом производится автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов проводится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства. При регистрации поддерживается печать штрихкодов и регистрационных штампов.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами: запуск автоматизированной процедуры (бизнес-процесса) рассмотрения документов и последующей постановки на контроль; оповещение исполнителей; поддержка регламентированных сроков выполнения документов; формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение; исполнению документов, по просроченным документам.

В "Business automation software for document management. CORP" предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 "Об обращениях граждан".

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в посторонние и от них организации.

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, где специалист сразу видит все обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля выполнения обращений граждан используются отчеты "Выполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".

В "Business automation software for document management. CORP" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов: подготовка проекта договора; согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;учет всех связанных с контрактом документов, к примеру, акты, дополнительные соглашения;учет и контроль сроков деяния договоров;автоматическое продление сроков деяния по правилам, указанным в договоре;многовалютный учет сумм договоров;работа с многосторонними договорами;учет и контроль выполнения денежных обязательств по договору; контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура; контроль возврата переданных экземпляров документов по договору; расторжение договора.

Автоматическая загрузка файлов из каталога

Программа умеет автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.

Встроенная в "Business automation software for document management. CORP" внутренняя почта позволяет:отправлять по электронной почте непосредственно из программы любые документы или файлы;загружать входящие или внутренние документы с электронной почты;при использовании ЭЦП, отправлять и принимать под и зашифрованные файлы; искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, искать среди прочего, и по текстовому содержанию писем; кроме того, программа автоматически отслеживает почту и выводит сообщение, истекающее в правом нижнем углу при поступлении новых писем. Если за письмом была переписка, то программа сообщает об этом, выводя гиперссылки в области чтения и карточки письма.

Задание можно выполнять по почте, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, автоматически рассылаемые программой.

Для просмотра и редактирования документов "Business automation software for document management. CORP" использует соответствующие приложения, установлены на локальных компьютерах пользователей.

В "Business automation software for document management. CORP" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетные данные, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону и к документу автоматически подключаются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

Печать регистрационных штампов документов

В "Business automation software for document management. CORP" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, содержащий название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрих-код. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

В "Business automation software for document management. CORP" предусмотрены стандартные связи между документами, автоматически устанавливаемыми, например, при регистрации соответствующих документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двусторонние связи. Реализовано удобное отображение всех документов, касающихся корреспондента с катерегизацией на входящие, исходящие и внутренние документы.

Переадресация входящих документов

В программе "Business automation software for document management". CORP" можно учитывать перенаправление входящих документов в посторонние организации, как и получения перенаправленных входных документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки выполнения перенаправленных документов.

Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

В программе "Business automation software for document management. CORP" коллективная работа с документами реализована с помощью следующих бизнес-процессов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение руководителя и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
• Выполнение: документ передается во исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и затем возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такие варианты согласования, как:
• параллельное;
• последовательное;
• смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
• Утверждение: документ попадает на утверждение ответственного лица и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Доверенность: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их выполнение.
• Обработка входного документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входного документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.
• Обработка исходного документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходного документа – согласование, утверждение, регистрация.

Поддержка проектной деятельности в "Business automation software for document management. CORP" включает в себя ведение аналитического учета данных (входных, исходящих и внутренних документов, файлов, процессов, мероприятий, задач и др.) в разрезе проектов, а также поддержка бизнес-процессами деятельности по выполнению плана проекта. В программе предусмотрено: ведение карты и иерархической структуры проекта (структура проекта включает в себя список проектных задач бизнес-процесса);учет трудозатрат в разрезе проектов;формирование отчетности по проектам;загрузка проекта с Microsoft Project (в качестве источника данных употребляется файл проекта, выгруженный в XML);работа с планом проекта и диаграммой Ганта .

Реализованные процессы поддержки организации мероприятий (совещаний, конференций и других) позволяют сократить время на подготовку мероприятий, упрощает процедуру подбора и оповещения участников, обеспечивает учет и контроль выполнения принятых на совещаниях или собраниях решений и т.д.

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информации для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

"Business automation software for document management. CORP" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "Business automation software for document management. CORP" и другим приложением осуществляется с помощью веб-сервисов.