Бухгалтерское ПО BAS Управління торгівлею(Business automation software for trade management) (2900001961516)

Программа позволяет планировать объемы продаж и закупок в количественных и суммовых показателях, объемы уборки (разборки) в количественных показателях, а также выполнять ассортиментное планирование продаж.

Планирование продаж

Прогнозирование продаж может производиться в разрезе отдельных складов или в разрезе форматов магазинов (складов), в разрезе менеджеров, клиентов или отдельных сделок с клиентами. План продаж фиксируется на определенный период времени с заданной периодичностью плана: неделя, декада, месяц и т.д. Программа предоставляет отчеты для план-фактного анализа выполнения планов всех видов.

Ассортиментное планирование продаж

Ассортиментное планирование продаж предоставляет следующие возможности:

• планирование продаж в разрезе товарных категорий;
• планирование продаж в разрезе форматов магазинов и номенклатуры;
• детализация общего плана продаж по категориям в номенклатуру с применением коэффициентов разбиения;
• управление коллекциями товаров;
• заполнение планов продаж и закупок по ассортименту;
• использование средней цены продажи

Планирование закупок

Планировку можно осуществлять с разной степенью детализации. При планировании могут использоваться источники данных:

• плановые и фактические объемы закупок и продаж;
• объемы заказов;
• товарные остатки и другие источники

Также предусмотрена возможность планирования сбора (разборки) в количественных показателях. Есть возможность формирования заказов поставщику на основании планов закупки и планов уборки, а также формирование заказов на уборку (разборку) на основании планов сборки (разборки).

Условия работы с клиентами

Для регистрации обычных условий реализации, применяемые к сегменту партнеров (оптовые клиенты, дистрибьюторы, сетевые магазины и т.п.), предусмотрены типовые соглашения с клиентами, использование которых позволит установить:

• ценовые условия (цены и скидки);
• денежные условия (валюта, график, форма оплаты, порядок расчетов);
• логистические условия (состав отгрузки, срок поставки);
• прочие (организация, налогообложение, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры и другие условия).

Обычная сделка подходит для работы с неограниченным количеством клиентов.

Можно сформировывать разные типовые сделки, если различаются условия продаж разных групп продуктов (сегментов номенклатуры). Основная задача фиксации условий продаж в сделке — автоматический контроль их соблюдения при продаже товаров.

Для клиентов, работа с которыми осуществляется на особых условиях, можно задать индивидуальные условия продажи. Индивидуальные условия продаж регистрируются с помощью индивидуального соглашения для конкретного клиента. Индивидуальное соглашение может быть сформировано на основе данных типового соглашения с клиентом. В индивидуальном соглашении можно уточнить условия типового соглашения. К примеру, могут быть указаны организация, контрагент, состав, график оплаты, если они не определены в обычных условиях реализации.

Прикладное решение контролирует соблюдение правил продажи: продажа с отклонением от установленных правил может быть осуществлена ??только после дополнительного согласования с руководителем или другими ответственными лицами. Соглашение сделок выполняется с помощью бизнес-процесса "Согласование сделок с клиентами".

Для отображения данных конкретного документа предусмотрена возможность ведения договоров с клиентами. Учет по договорам можно вести в любом случае, независимо от того, используются или нет сделки для регистрации правил продаж на предприятии. Контракт заключается меж конкретной организацией компании и организацией постороннего компании (контрагентом).

Установка цен

Прикладное решение позволяет определить разные виды цен товаров. Для каждого вида цены определяются валюта цены, правила расчета, способ округления и остальные свойства.

Для каждого вида цены определяются свои правила расчета (способ установления цены).

Предусмотрена возможность назначить алгоритмы расчета цен:

• на основе данных, хранящихся в информационной базе;
• в виде произвольных формул.

Правила расчета цен могут быть детализированы в ценовые группы товаров. Для каждой ценовой группы продукта может быть задана своя формула расчета. Для сотворения формул расчета можно употреблять конструктор формул.

Расчет цен на основе данных информационной базы предоставляет разные возможности. Например, можно получить данные о минимальной цене рынка на основе зарегистрированных данных о ценах конкурентов и поставщиков.

Условия по скидкам (наценкам)

Предусмотрена возможность назначать ручные и автоматические скидки. Скидки (наценки) могут применяться как в оптовой, так и розничной торговле.

Скидка (наценка) может быть назначена:

• конкретному клиенту в соответствии с условиями продаж (в случае оформления индивидуального соглашения с клиентом) или группе клиентов в соответствии с условиями продаж (в случае оформления типового соглашения с клиентами);
• по карте лояльности определенного вида, предъявленной клиентом;
• при оформлении продаж по конкретному составу (магазину).

Предусмотрено назначение как процентной, так и суммовой скидки (наценки), а также предоставление бонусных скидок (подарков, скидок по количеству). Скидка количеством применяется в том случае, если в качестве бонуса (подарка) предоставляется такой же товар. Подарок применяется в том случае, если при покупке определенного количества товаров из какого-либо сегмента необходимо предоставить в подарок другой товар. Скидка (наценка) может быть назначена по определенному сегменту номенклатуры на любую номенклатуру из списка. Процент и сумма скидки могут быть уточнены для каждой группы цен.

В прикладном решении предусмотрены разные типовые схемы условий предоставления скидок (наценок) (за разовый размер продаж, за форму оплаты, за время реализации и др.). Скидки (наценки) могут быть объединены в группы, для каждой из которых определяется правило совместного применения скидок внутри группы. Возможны различные варианты совместного применения скидок (наценок):

• Минимум – в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с минимальным значением;
• Максимум — при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с максимальным значением;
• Добавление — при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут складываться, то есть будет применена скидка (наценка), равная сумме скидок или наценок;
• Умножение – в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут применяться последовательно;
• Вытеснение – в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе будет действовать только скидка, имеющая самый высокий приоритет в группе.

Допустимые значения ручных скидок для оформления продаж могут быть ограничены. Ограничения могут быть определены для конкретных менеджеров (пользователей) или конкретных клиентов (в соглашениях об условиях продаж). Ограничение ручных скидок можно также детализировать в ценовые группы.

Предусмотрена возможность загрузки новых скидок (наценок) с произвольными условиями предоставления, используя внешние дополнительные обработки.

Автоматизация бизнес-процесса продаж

Для повышения эффективности "длинных" продаж в системе предусмотрена возможность автоматизации полного процесса управления сделкой. Поддерживаются шаги бизнес-процесса, начиная с момента согласования коммерческого предложения из данных о первоначальном интересе клиента в оформленной с ним соглашении, продолжая формированием коммерческого предложения, согласованием стоимости, графика оплат и поставок, заключением договора обеспечением сделки товаром, и заканчивая контролем исполнения обязательств по оплате и отгрузке.

Кроме того, реализован упрощенный режим управления процессом продаж с ручным перемещением этапами. Допускаются разные виды процессов, с разным составом этапов. Для них поддерживается хранение вспомогательных документов — регламентов, инструкций, шаблонов документов и других материалов, необходимых на протяжении жизненного цикла процесса. Все процессы продажи (сделки) регистрируются в системе. Они объединяют в единое целое всю информацию, накопленную в системе в процессе подготовки и продажи: электронную почту, сведения о звонках, встречах, оформлении заказа, счетах, накладных, дополнительных файлах и т.д. Это помогает максимально удобно организовать работу менеджеров по продажам.

Использование регламентированных процессов продаж позволяет управлять качеством обслуживания клиентов, оперативно получать информацию:

• сроки обработки сделок на этапах процессов продаж;
• узкие места процессов (количество проигрышей и упущенный потенциал на этапах);
• вероятностный прогноз поступления денежных средств;
• графическое (в виде диаграммы "воронка продаж") представление состояния процессов продаж;
• подробное состояние действий: количество сделок (в работе, выигранных и проигранных) и потенциал в разрезе этапов процессов продаж;
• отклонение от средних значений в разрезе менеджеров, партнеров и видов сделок.

На основании статистики сделок можно оценить вероятность их успешного совершения. Итак, система автоматизирует и поддерживает не только стадию продаж, но и подготовку продаж.

Система позволяет анализировать степень удовлетворения первоначального спроса клиентов. Все эти возможности позволяют усовершенствовать работу отдела продаж.

Коммерческие предложения

Коммерческие предложения разрешают фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж.

• Менеджер формирует коммерческое предложение. Коммерческое предложение может быть сформировано в форматах .doc (Microsoft Word), .odt (OpenOffice), *.mxl;
• Менеджер отправляет коммерческое предложение клиенту;
• Клиент посылает ответ, фиксируемый в виде коммерческого предложения, введенного на основании исходного коммерческого предложения;
• По результатам согласования менеджер указывает те позиции, по которым с клиентом согласованы условия.

После того, как коммерческое предложение согласовано и договор заключен, выполнение поставок выполняется в рамках заказов.

Управление заказами клиентов

Заказ является "центром управления" всеми дальнейшими действиями его выполнения.

Управление действием выполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и извещает о текущем положении дел по заказу по мере прохождения бизнес-процесса продаж.

В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, состоянием оплаты по заказу и состоянием отгрузки по заказу. Для повышения удобства обеспечено визуальное отображение состояния заказов.

Программа автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых сделок, не разрешая отклоняться от них пользователям, не имеющих соответствующих прав. Для согласования отклонений от соглашения может использоваться бизнес-процесс "Согласование заказа". Система автоматически направляет уполномоченным пользователям задание на согласование заказа и утверждает его при наличии положительного решения ответственных за согласование лиц.

Возможно включение отдельного учета себестоимости для любого заказа. Этот режим учета позволяет точно определить рентабельность отдельного заказа.

Решение позволяет указать график оплаты по заказу (как в части авансовых платежей, так и в части платежей по погашению дебиторской задолженности). Это позволяет планировать поступление выручки в разрезе дней, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность. Просроченная задолженность может быть проанализирована в разрезе этапов оплаты, которые зарегистрированы в заказе клиента. Программа позволяет автоматически запрещать отгрузку клиентам со сроком задолженности, превышающим установленный предел. При оформлении отгрузки без заказа также предусмотрено указание даты оплаты, если оформляется отгрузка в кредит. не считая планирования средств и контроля дебиторской задолженности, информация о соблюдении графика оплат учитывается при обработке заказа клиента. Товары под заказ будут закупаться только после получения оплаты по этапу "Аванс", для начала отгрузки товаров по заказу, кроме оплаты аванса, должна поступить оплата по этапу "Предоплата". Информация о заказах, по которым может быть выполнена отгрузка товаров, автоматически формируется посредством списка распоряжений на отгрузку. При формировании списка отгрузок учитываются даты отгрузок, указанные в заказах. Контроль выполнения предписаний ведется с точностью до отдельных позиций заказа. Система предотвращает "перевыполнение" предписания, чтобы отгруженное количество не превышало заказ. Ведет учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов. Для продаж в партнерской сети предусмотрена оптимизация работы с группами партнеров по одинаковым правилам продаж. С целью максимально быстрой обработки потребностей партнеров с соблюдением корпоративных правил обслуживания может быть использован такой короткий бизнес-процесс обработки заказа, если это необходимо.

Самообслуживание клиентов

В программе предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет. Клиенту предоставляется доступ к информационной базе и указывается пароль входа.

Работая в системе самообслуживания, клиент может выполнить следующие действия:

• Посмотреть общую информацию по своему заказу.
• Оформить новый заказ, указать способ доставки. При подборе в заказ клиент может просмотреть карточку товара с кратким описанием и фотографией товара.
• Посмотреть состояние заказов.
• Проконтролировать состояние взаиморасчетов, уточнить свои данные.
• Зарегистрировать жалобу или претензию, видеть состояние ее обработки.
• Зарегистрировать заявку на возврат.
• Оформить отчет о продажах, если клиент является комиссионером.
• Оформить акт разногласий при приемке товаров.
• Зарегистрировать планы закупок товаров.
• Получение автоматических сообщений по результатам событий в информационной базе или на основе анализа данных.

Информация, введенная внешним пользователем, автоматически появляется в базе информации. Заказы, оформленные внешним пользователем, обрабатываются как любые другие заказы.

Автоматизация продаж группы торговых компаний/холдинга

Поддерживается схема работы "Интеркампани": товар закупается на одни организации компании, а продается от других организаций. В этой схеме работы в соответствии с настроенными правилами автоматически подбирается организация-собственник продаваемого товара, оформляется перепродажа товара между организациями внутри компании.

Управление торговыми представителями

В программе реализована функциональность управления торговыми представителями (торговыми агентами): закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных задач по сбору заказов и решением других произвольных вопросов. По результатам отработанных задач в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и собранная информация о клиентах.

Предусмотрена также возможность самостоятельной работы торговых представителей без оформления предварительных задач: Торговым представителям передается информация о товарах и клиентах. После работы с клиентами торговый представитель фиксирует оформление заказа, уточняет сведения о клиентах или вводит данные о новых клиентах, фиксирует данные о расходах.

Анализ деятельности торговых представителей проводится с помощью различных отчетов: сравнить деятельность торговых представителей с точки зрения эффективности их работы, а также провести план-фактный анализ деятельности торговых представителей.

Программа позволяет автоматизировать управление продажами через собственную сеть магазинов. Для сети магазинов есть возможность:

• Формирование ассортимента товаров в соответствии с форматами магазинов (супермаркет, магазин у дома, бутик и т.п.).
• Установка количественных ограничений (квот) для категорий товаров в магазинах разных форматов.
• Определение состава товарной категории — какие товары будут представлять каждую категорию в каждом формате.
• Определение роли товара в ассортименте, стадии ассортимента и назначение вида цен для товаров ассортимента.
• Проведение анализа ассортимента.

В зависимости от формата магазинов используются разные схемы автоматизации.

Интеграция со специализированным решением, установленным в магазинах

Для управления продажами в розничной сети рекомендуется использовать "Business automation software for trade management" в связи с решением "Business automation software for retail" или одним из отраслевых решений на базе "Business automation software for retail". Такая схема обеспечивает:

• В офисе – максимальные возможности управления складами, управление взаимоотношениями с поставщиками, планирование и анализ продаж в различных разрезах, организации акций повышения лояльности покупателей;
• В магазине — автономная работа, не зависимая от надежности канала связи с офисом, удобное, функциональное рабочее место кассира

Продажа в магазине, автоматизированном с помощью "Business automation software for trade management"

Розничные операции могут также производиться и непосредственно в "Business automation software for trade management". В этом случае можно использовать разное торговое оборудование и регистраторы расчетных операций (РРО): фискальные регистраторы, сканеры штрихкодов, электронные весы, терминалы сбора данных и т.д.

При оформлении розничных продаж кассир использует специализированное рабочее место, позволяющее выполнять последовательно все операции, касающиеся продажи товаров в торговом зале:

• открытие кассовой смены;
• оформление чека;
• прием оплаты от покупателя;
• закрытие кассовой смены;
• передача розничной выручки в кассу предприятия.

Оплата чека может производиться наличными или с использованием платежных карт.

В процессе оперативной работы предусмотрена возможность оформления возвратов в течение кассовой смены. После закрытия кассового изменения формируется документ "Отчет о розничных продажах". Информация о всех пробитых чеках после закрытия кассового изменения хранится в информационной базе в виде архивных чеков.

После закрытия кассовой смены, на основании архивных чеков, можно оформить операцию возврата товаров розничному покупателю.

Программа позволяет не только производить оплату платежными картами (эквайринговые операции), но и отслеживать процесс перечисления денежных средств из банка.

Автоматизирован процесс загрузки данных об эквайринговых операциях, реализованы отчеты для контроля прохождения эквайринговых платежей. Продажи с использованием платежных карт могут производиться также и в оптовой торговле.

Продажа в неавтоматизированных (удаленных) точках

Программа автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, где не обеспечен доступ к информационной базе. К примеру, это могут быть небольшие магазины, торговые павильоны, ярмарочные места и т.д.

В торговой точке регистраторы расчетных операций используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения текущих правил использования РРО в Украине. Предполагается, что в момент осуществления продажи, эта продажа не регистрируется в программе. По окончании периода торговая точка передает в кассу торгового предприятия денежные средства, полученные в результате продажи товаров покупателям в течение этого периода.

Если в торговой точке ведется детальный учет продаж товаров, то торговая точка также сообщает о количестве проданных товаров. Эта информация регистрируется с помощью документа "Отчет о розничных продажах".

В этом случае, если в точке не ведется детальный ежедневный учет проданных товаров, то торговая точка проводит инвентаризацию и получает данные о текущих остатках товаров. Выявленные инвентаризацией отклонения будут означать объемы продаж за период времени после предварительной инвентаризации. Недостатки и излишки товаров, обнаруженные инвентаризацией и не связанные с продажами в неавтоматизированной торговой точке, можно зарегистрировать в информационной базе в соответствии с документами "Списание нехваток товаров" и "Оприходование излишков товаров". Эти документы могут быть сформированы в рамках проведения инвентаризационной кампании.

В любой момент программа позволяет проконтролировать правильность сдачи розничной выручки и сравнить объем розничной выручки с полученной от точки информацией о продаже товаров. Посредством различных отчетов можно проводить сравнительный анализ розничных продаж товаров в разных торговых точках, анализировать оптимальный запас товаров в них. В розничной торговле можно использовать все методы управления запасами для расчета оптимального запаса товаров, которые применяются и для оптовых продаж.

Ключевыми целями процесса управления запасами являются:

• наличие запасов на складе в необходимом количестве;
• достижение желаемого уровня обслуживания клиентов;
• снижение потребности в оборотных средствах;
• улучшение показателей обращения товаров;
• снижение издержек предприятия на закупку и хранение товаров;
• устранение избыточных запасов.

Для полного заслуги вышеуказанных целей прикладное решение дозволяет поддерживать запасы на складе, обеспечивать количество продуктов по текущим заказам на отгрузку и обеспечивать потребности по планам закупок.

Упрощенная поддержка запасов на складе

Упрощенное поддержание запасов на складе связано с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе;
• определение максимального и минимального объема запасов;
• расчет среднедневного потребления товаров;
• определение поставщика и условия работы с ним;
• формирование заказов поставщикам на то количество товаров, необходимое для поддержания запаса.

Упрощенная поддержка запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами:

• Минимальный остаток – желаемое количество товаров, определяемое сроком поставки;
• Максимальный остаток – желаемое количество товаров, определяющее уровень запасов и частоту завоза.

Минимальный и максимальный остатки можно задать вручную или автоматически рассчитать на основании среднедневного потребления товаров.

Поддерживать запасы на складе при выборе упрощенного варианта управления запасами можно путем формирования заказов поставщикам. Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах, учитываются при расчете количества товаров, рекомендуемых к заказу у поставщика для поддержания запаса. Количество товаров, которые необходимо заказать у поставщика, рассчитывается для всех товаров. Одновременно системой выдаются рекомендации к заказу у поставщика только для тех товаров, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок "К заказу").

Если остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку, будет предложено заказать товар для доведения остатка товара до уровня максимального остатка. Рассчитанная величина заказа уменьшается на количество товаров, которое было заказано ранее.

Расширенная поддержка запасов на складе

Расширенная поддержка запасов на складе связана с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе;
• определение максимального и минимального объема запасов;
• определение способа и метода обеспечения потребностей;
• выбор источника обеспечения потребностей;
• расчет среднедневного потребления товаров;
• определение поставщика и условия работы с ним;
• формирование сроков и графиков поставки товаров (дата поставки, дата отгрузки);
• формирование различных заказов (заказ поставщика, заказ на сбор, заказ на перемещение).

При использовании расширенного варианта поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• способы обеспечения потребностей;
• методы обеспечения потребностей;
• параметры поддержания запаса в соответствии с методами обеспечения потребностей;
• сроки и графики поставок

Для поддержки запасов на складе при расширенном варианте обеспечивать потребности можно следующими способами:

• покупка у поставщика;
• перемещение из одного состава на другой;
• сборка/разборка.

Для определения способов обеспечения потребностей предназначен инструмент прикладного решения - "Способы обеспечения потребностей", использование которого позволяет определить правило формирования заказов. С учетом правила формирования заказов автоматически рассчитываются даты поставки и даты отгрузки.

Использование методов обеспечения потребностей в целях поддержки запасов на складе позволяет решить основную задачу — формировать потребности в заказе товара в тот момент, когда остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку. Когда запас товаров снижается до минимального количества, система будет рекомендовать к заказу количество, необходимое для пополнения до максимального запаса. Для поддержания запасов на уровне неснижаемого остатка товаров на складе доступны разные методы обеспечения потребностей и соответствующие им параметры поддержки запасов.

Поддержание запаса (min-max) – позволяет поддерживать уровень запаса в соответствии с желаемым минимальным или максимальным запасом. Информация о минимальном и максимальном запасе указывается вручную. Минимальный остаток указывается на срок покупки, а максимальный — на обеспечиваемый период.

Поддержание запаса (расчет по норме) позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии с нормой дневного потребления товаров. Информация о среднедневном потреблении товаров учитывается одновременно с расчетом минимального и максимального запасов.

Поддержание запаса (расчет по статистике) – позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии со статистикой продаж. Данные по статистике продаж учитываются при расчете среднедневного потребления товаров, максимального и минимального запасов.

Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах, учитываются при расчете количества товаров, рекомендуемых системой к заказу для поддержания запаса.

Количество продуктов, которое нужно заказать для поддержания запаса на складе, рассчитывается для всех продуктов. В то же время системой выдаются рекомендации к заказу только к тем товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок "К заказу" в рабочем месте "Формирование заказов по потребностям").

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

Для обеспечения текущих заказов на отгрузку предусмотрены сервисы автоматизации рутинных операций:

• определение способа обеспечения потребностей;
• корректировка графиков поставки;
• контроль количества товаров, необходимых для обеспечения потребностей;
• определение источника обеспечения потребностей;
• контроль количества продуктов, которые уже обеспечены по заказу на отгрузку;
• выбор режима обеспечения заказов на отгрузку;
• формирование разных заказов.

Текущие заказы можно обеспечивать в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• Метод обеспечения заказа под заказ позволяет обеспечить только количество, необходимое для закрытия потребности по текущим заказам на отгрузку. Этот метод минимизирует потребности в оборотных средствах и низкой вероятности возникновения избыточных запасов.
• Способ обеспечения потребностей – позволяет обеспечить потребности на заказ разными способами (покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство силами переработчика, уборка).

Обеспечение заказов на отгрузку может осуществляться в следующих режимах:

• за счет запасов - при расчете количества товаров, необходимого для обеспечения заказов на отгрузку, учитываются текущие остатки товаров на складе и все ожидаемые поступления товаров (например, ожидаемые поступления товаров для поддержания запаса);
• независимо от поддержки запасов — при расчете количества товаров, необходимого для обеспечения запасов, не учитываются текущие остатки товаров на складе и ожидаемые поступления товаров.

Обеспечение потребностей по плановым закупкам

При наличии особых требований к срокам обеспечения потребностей (например, длительный срок поставки) применяется объемно-календарное планирование. Объемно-календарное планирование предусматривает обеспечение потребностей путем формирования заказов поставщикам на основании предварительно сформированных планов закупок.

Для обеспечения потребностей по планам закупок предусмотрено рабочее место "Формирование заказов поставщикам по планам", использование которого позволяет:

• проанализировать потребности по планам закупок и уточнить количество товаров, необходимое для заказа у поставщика;
• определить состав и объем заказа поставщику;
• найти поставщика, условия работы с ним (соглашение с поставщиком) и состав, который нужно обеспечить;
• сформировать заказ поставщикам на то количество товаров, необходимое для обеспечения планов закупок.

Для управления закупками предусмотрены разные возможности:

• подбор поставщиков товаров;
• разнообразные условия закупок;
• поддержка нескольких схем приёма товаров от поставщика;
• разные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их выполнения;
• корректировка и закрытие заказов поставщикам;
• мониторинг цен поставщиков;
• оформление поставки товаров;
• составление графиков поставок и графиков платежей;
• корректировка поступлений и возврат поставщикам.

Регистрация информации от поставщиков

Регистрация полученных от поставщика первичных документов (доходная накладная, прайс-листы и т.п.) в основном требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для разрешения этой ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.

• прайс-листы поставщика регистрируются в рамках соглашения с поставщиком;
• предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с разными условиями.

За каждым поставщиком можно зарегистрировать действующие цены (прайс-лист поставщика):

Цены поставщика будут зарегистрированы только для позиций, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы.

Загрузить цены поставщика можно с опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку. Также можно регистрировать цены конкурентов.

Условия закупок

Для регистрации условий закупок предусмотрен элемент прикладного решения - "Соглашение об условиях закупок", использование которого позволяет:

• указать поставщика;
• определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
• указать срок поставки товаров – используется для расчета предполагаемой даты поставки;
• задать вариант приемки товаров (выписка финансовых документов и регистрация приемки товаров на склад разделены);
• указать состав поставки товаров от поставщика и т.д.

В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком.

Договор с поставщиком формируется из данных соглашения.

Варианты приема товаров от поставщиков

Операция приема товаров от поставщика может быть оформлена разными способами:

• оформление разовых поставок без оформления соглашения с поставщиком и контроля сроков поставки. Фактический прием товаров от поставщика производится на основании данных накладной;
• оформление поставок по нескольким документам. Накладная оформляется по результатам фактического приёма товаров от поставщика. Фактический прием товаров на склад осуществляется в соответствии с соглашением поставщика, если за ним оформлен заказ или прибыльные накладные;
• оформление поставок на регулярной основе в соответствии с ценами и условиями поставки, определяемыми в соглашении с поставщиком и могут быть уточнены в заказе поставщику. Фактический прием товаров на склад производится в соответствии с соглашением поставщика. Документы поставки (заказ, накладная) могут быть оформлены после фактического приема товаров на склад.

Оформление заказов поставщикам

Для отображения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки закупаемых у поставщика товаров, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. "Заказ поставщику" - инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами